Toimistotilan valintaopas
auttaa löytämään sinun tai tiimisi seuraavan toimiston →
Loimme toimistotilaoppaan, jotta sinun olisi helpompi navigoida eri toimistoratkaisujen viidakossa, kun olet etsimässä itsellesi tai yrityksellesi uutta toimistoa.
Etkö vielä tiedä millainen toimistotila palvelisi yritystäsi parhaiten? Ei hätää. Me Bofficella olemme käyneet tuhansia keskusteluja toimistoa etsivien yrittäjien ja johtajien kanssa. Tämä sivu on paikka, johon olemme tiivistäneet ymmärryksemme toimistotilan valintaan liittyvistä huolista ja kysymyksistä.
Mikäli et löydä vastauksia toimistotilan valintaan liittyviin kysymyksiisi, niin voit ottaa yhteyttä meihin. Autamme mielellämme sinua prosessissa eteenpäin.
Tutustu alla toimistotilan yleisimpiin valintakriteereihin ja niihin liittyviin tärkeimpiin kysymyksiin. Löydät joukosta myös nostoja vapaisiin kohteisiimme.
1.Millaisia toimistotiloja on saatavilla?
Erilaisille toimistoratkaisuille ei ole olemassa virallista luokittelua. Toimistotilojen käyttäjien jatkuvasti muuttuvat tarpeet ja uudet palveluntarjoajat pitävät toimistotilamarkkinan jatkuvassa muutoksessa. Myös kasvanut etätyön määrä on lisännyt joustavien tilankäyttöratkaisujen tarvetta. Tämä toimistotilojen luokittelu auttaa sinua hahmottamaan millaisia ratkaisuja on ylipäänsä saatavilla:
Liike- ja toimistotila rakennuksen kivijalassa
Toimistotilat suuressa yhden vuokranantajan omistamassa ja hallinnoimassa kiinteistössä (ns. toimistokäyttöön valmistunut rakennus)
Toimistohotelli tai coworking -toimistotila (yksi tai useampi toimistotilakerros, josta ko. toimintaan erikoistunut yritys vuokraa pienempiä toimistotiloja ja työhuoneita). Esimerkkinä Boffice.
Virtuaalioperaattorit, jotka välittävät käyttöoikeuksia listan 1-3 toimijoiden hallinnoimiin toimisto- ja kokoustiloihin. Esimerkkinä Spacent.
2. Toimistotilaa säännöllisesti ja satunnaisesti käyttävän tiimin koon määrittäminen
Täyttä etätyötä tukevat yritykset ja tiimit joutuvat miettimään esimerkiksi seuraavia asioita toimistotilan valinnassa suhteessa tiimin/yrityksen kokoon.
Käytetään esimerkkinä 8 hengen asiantuntijayritystä, joista kuusi henkilöä asuu pääkaupunkiseudulla ja 2 henkilöä pääkaupunkiseudun ulkopuolella.
Kuinka moni tiimistä käyttää toimistoa päivittäin? Riittääkö se, että työpisteet ovat tarjolla esimerkiksi neljälle hengelle koko tiimin sijaan?
Kuinka paljon sisäisiä palavereja järjestetään päivittäin? Kuinka moni toimistolta osallistuu näihin palavereihin keskimäärin? Onko palavereja varten saatavilla neuvotteluhuoneita?
Onko toimistotilaa mahdollista laajentaa tilapäisesti ja/tai pysyvästi tiimin muuttuvien tarpeiden mukaan. Hyvin usein todellinen käyttötarve tarkentuu vasta kun toimistotilaa on käytetty muutama kuukausi.
Kuinka toimistotilan sijainti vaikuttaa siihen kuinka mukavaa ja helppoa tiimin on tulla päivittäin toimistolle?
3. Toimistotilan sijainti on avaintekijä onnistumiseen
Kuluttajakaupan myynnissä ja markkinoinnissa kolmea tekijää pidetään muita tärkeämpin. Nämä ovat: sijainti, sijainti ja sijainti. Näitä samoja kolmea tekijää on syytä pohtia tarkkaan myös toimistotilan valinnassa.
Asiaa voi ajatella niinkin, että modernia toimistotilaa voi pitää palveluna työntekijöille, jotka voivat tätä nykyä hoitaa työnsä lähes mistä käsin tahansa. Tällöin toimistotilan sijainti kääntyy työntekijäkokemuksen kautta keskeiseksi kriteeriksi. Mikäli toimistolle on vaikea päästä tai se on kovin kaukana, on vaikeaa optimoida työntekijäkokemusta.
Toimistotilan sijainti ei ole kaikki kaikessa, mutta kannustamme pohtimaan sijainnin merkitystä tiimin eri jäsenten kokemusten ja näkemysten kautta.
Vapaat vuokrattavat toimistotilat
Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta, niin saatat olla kiinnostunut myös meidän valikoimastamme löytyvistä vapaista toimistotiloista. Mikäli et ole vielä siinä vaiheessa toimistonhankintaprosessiasi, niin voit rauhassa jatkaa tämän opassisällön lukemista.
4. Etätyö ja toimistotilan valinta
Tiimin viikkotasolla keskimäärin tekemä etätyön määrä ja toimistotilan valinta liittyvät oleellisesti toisiinsa muutamalla eri tavalla. Toimistotilan valinnalla kun voidaan suoraan ja epäsuorasti vaikuttaa toimistolla ja kotona suoritettavan työn määrään.
Monissa yrityksissä etätyön lisääntyminen on laskenut toimistojen käyttöastetta merkittävästi. Tällöin aiempaa pienempi toimisto voi hyvin riittää yritykselle muuttuneessa tilanteessa. Toimiston kokoa optimoidessa voidaan säästää niin rahaa kuin luontoa.
Kannattaa myös pohtia, miten toimiston sijainti ja muut puitteet voivat vaikuttaa siihen, kuinka usein työntekijät valitsevat etätyön.
Kokemuksemme mukaan näitä asioita kannattaa punnita ja niistä kannattaa keskustella yhdessä tiimin kanssa ennen toimistotilan lopullista valintaa.
5. Toimistotilojen lisäpalvelut
Toimistotilaa valitessa kannattaa pysähtyä pohtimaan myös vuokrantajan tarjoamia lisäpalveluita. Näiden tarve vaihtelee yrityksen koon, toimialan ja tiimikohtaisten preferenssien mukaan. Esimerkkejä lisäpalveluista ovat:
Aulapalvelut, tapahtumat
Sisustussuunnittelu ja toimiston osittainen/täyskalustus
Tulostus-, IT- ja tietoturvapalvelut
Yksityiset, erikoisnopeat Internet-yhteydet
Esimerkiksi Bofficen toimistohotellien tyypillisimpiä asiakkaita ovat pienet alle 10 hengen tiimit, joilla on vain vähäistä tarvetta lisäpalveluille (esim. aulapalvelut, tapahtumat). Monet lisäpalvelut onkin karsittu valikoimasta ja siten myös hinnoistamme. Tutustu Bofficen toimistotiloihin saatavilla oleviin lisäpalveluihin täältä.
6. Hinnoittelu- ja sopimusmallit toimistotilojen vuokrasopimuksissa
Toimistotilojen sopimustyypit voidaan karkeasti jakaa kolmeen eri kategoriaan:
Vuoden määräaikaiset sopimukset: Esimerkiksi liike- ja toimistotila rakennuksen kivijalassa vuokrataan yleensä vuoden määräaikaisella sopimuksella, jonka jälkeen vuokrasopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.
Monivuotiset sopimukset: Esimerkiksi toimistotilat suuremmassa, yhden vuokranantajan omistamassa ja hallinnoimassa kiinteistöissä vuokrataan yleensä vuodeksi tai vuosiksi eteenpäin.
Toistaiseksi voimassaolevat, lyhyen irtisanomisajan (1-3kk) sopimukset: Esimerkiksi toimistohotelleissa ja coworking-tiloissa toimistotiloja saa vuokralle usein lyhyellä, 1-3 kuukauden irtisanomisajalla.
Toimistotilojen vuokraehtoihin ja vuokrasopimuksiin tulee aina perehtyä huolellisesti toimistotilan vuokrauksen yhteydessä. Kannattaa myös kiinnittää huomiota siihen, uusiutuuko määräaikainen sopimus automaattisesti ennalta määrättynä aikana.
Vapaat toimistotilat Helsingissä
Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta aina tänne asti, niin saatat hyvinkin olla kiinnostunut Bofficen valikoimasta löytyvistä toimistotiloista Helsingissä. Mikäli et ole vielä siinä vaiheessa toimistonhankintaprosessiasi, niin voit rauhassa jatkaa tämän opassisällön lukemista. Ehkäpä löydät sivuillemme tai toimistotiloihimme takaisin kun hetki on oikea!
7. Toimisto- tai työtila asiakkaiden vastaanottoon vai rauhalliseen työskentelyyn
Kun keskustelemme erityisesti pienten yritysten kanssa heidän toimistovalinnastaan, niin välillä toimistoa etsivä taho pysähtyy uudelleen analysoimaan toimistotilan ensisijaista tarvetta seuraavien kysymysten kautta:
Onko tarve ottaa vastaan asiakkaita?
Onko tarve löytää keskittymistä vaativaan työskentelyyn sopiva tila?
Vai onko tarve mahdollisesti näiden yhdistelmä?
Suosittelemme pohtimaan tätä ensisijaista tarvetta yhdistettynä muihin tekijöihin, jotka esitetty tällä sivulla toimistotilan valintaan liittyen.
8. Asiakaspalvelun muoto ja taso toimistotilakumppanisi toimesta
Asiakaspalvelun tasoa vuokranantajan taholta on yleisesti ottaen melko hankala selvittää ennen kuin on vuokrannut toimistotilan ja joutuu selvittämään jotain ongelmatilannetta vuokranantajan tai kiinteistön isännöintiä ja huoltoa hoitavan tahon kanssa.
Suosittelemme pohtimaan toimistotilan valinnan yhteydessä millaista asiakaspalvelun tasoa odotat toimistotilan vuokranantajalta:
Odotatko, että saat aina henkilökohtaista kasvotusten tapahtuvaa palvelua ja vieraiden vastaanottoa?
Vai riittääkö, että asiakaspalvelu on nopeasti tavoitettavissa, ja että asia hoidetaan kuntoon mahdollisimman nopeasti?
Vapaat toimistotilat
Koska olet päätynyt lukemaan tätä toimistotilaopasta aina tänne asti, niin saatat hyvinkin olla kiinnostunut Bofficen valikoimasta löytyvistä toimistotiloista
Toimitilat Helsinki
Toimitilat Tampere
Toimistotilat Espoo
Toimitilat Espoo
Toimitilat Turku
Voit myös jatkaa tämän oppaan lukemista. Ehkäpä löydät vuokrattavat toimitilamme myöhemmin, kun hetki on oikea!
9. Valmistaudu toimistotilan muuttoon huolella
Olet sitten muuttamassa ensimmäiseen omaan toimistotilaasi tai vaihtamassa toimistoa, niin muuttoon kannattaa varata riittävästi työaikaa. Lue avainten noudosta.
Toimistotilan muuttoon liittyviä unohduksia ja yllätyksiä pystyy parhaiten välttämään luomalla muistilistan muuttoa varten. Muistilassa kannattaa huomioida ainakin seuraavat asiat:
Toimistotarvikkeiden pakkaukset ja suojaukset
Siirrot ja kuljetukset
Asennustyöt
Kalusteet (poistuvat, kierrätettävät, uudet)
Tietoliikenneyhteyksien sulku/avaus
Yhteystietojen päivitys (verkkosivut, viranomaiset, muut digitaaliset palvelut)